Vuggestuer, Børnehaver eller integrerede institutioner behandler ofte omfattende billed- og videomateriale. Det, uanset om institutionen er kommunal, selvejende eller privat.
En konkret episode i en dansk institution har – desværre – sat fokus på institutioners behandling af billed- og videomateriale i forhold til databeskyttelseslovgivningen. En episode, som har påført institutionen høje udgifter til ekstern juridisk og IT-teknisk bistand, ligesom episoden har påført institutionen en stor administrativ byrde.
Formålet med artiklen er at belyse problemstillingen således, at øvrige danske institutioner undgår at havne i en lignende situation, som institutionen, der fra en af forældrene modtog en anmodning om ret til indsigt og samtidig fra samme forældre modtog tilbagetrækning af givet samtykke.
Institutionens databehandling i form af offentliggørelse af billed- og videomateriale af de tilknyttede børn og ansatte kan nemlig være problematisk i forhold til databeskyttelseslovgivningen for så vidt angår lovgivningens krav om samtykke og den registreredes ret til indsigt. En problematik, der oftest forstærkes som følge af, at institutionens personale ikke har det fornødne kendskab til denne lovgivning.
Billed- og videomateriale frivilligt eller påkrævet?
Det er frivilligt om institutionerne vil behandle billeder og videoer af de tilknyttede børn og personale, da institutionen ikke er forpligtet hertil i medfør af Dagtilbudsloven.
Det er derfor et bevidst valg institutionen tager for at give forældrene indsigt i deres børns hverdag i institutionen, skabe en relation mellem forældrene og institutionen, promovere institutionen udadtil, skabe pædagogiske værktøjer, f.eks. i form af barnets bog, portrætbillede på garderobeskab m.fl.
Institutionens valg om at give forældrene indsigt i deres børns dagligdag i institutionen er derfor en sekundær ydelse, som er nice-to-have, ikke need-to-have.
Kan institutionen lovligt offentliggøre billed- og videomateriale?
Det er indiskutabelt at billed- og videomaterialet udgør personoplysninger i forordningens forstand, hvorfor databeskyttelseslovgivningen vil finde anvendelse. På tidspunktet, hvor institutionen har valgt eller vælger at behandle billeder og videoer, opstår derfor første problematik i forhold til Databeskyttelsesforordningen: hvilket behandlingsgrundlag kan give institutionen lov til at behandle det pågældende billed- og videomateriale?
Et billede eller video vil som altovervejende hovedregel være en almindelig personoplysning i forordningens forstand, hvorfor institutionens behandling af billed- og videomateriale skal baseres på et behandlingsgrundlag indeholdt i forordningens artikel 6, stk. 1.
Et billede er dog ikke bare et billede.
Indenfor databeskyttelsesretten sondres nemlig mellem situationsbilleder og portrætbilleder. Sondringen har afgørende betydning for, hvilket behandlingsgrundlag, som institutionen kan basere behandlingen på.
Et situationsbillede er et billede, hvor formålet med billedet er at illustrere en aktivitet eller situation, f.eks. at vise legende børn i institutionens gård/have. Et portrætbillede har derimod til formål at afbilde en eller flere bestemte personer, f.eks. et billede af samtlige børn på en stue, et billede af barnet til garderobeskabet, et billede af den ansatte til opslagstavlen eller til hjemmesiden.
Grænseområdet mellem situations- og portrætbilleder er ikke klart defineret, hvorfor institutionen i første omgang må afgøre om et billede skal henføres til den ene eller anden kategori. Afgørelsen har dog stor betydning for, hvilket behandlingsgrundlag institutionen skal have for at kunne foretage behandlingen.
Et situationsbillede kan offentliggøres i medfør af interesseafvejningsreglen. I et sådant tilfælde har institutionen nemlig en større interesse i offentliggørelse af billedet end de personers interesse, der indgår i billedet.
Heroverfor kræver det normalt altid samtykke at offentliggøre portrætbilleder på internettet. Hvorvidt et samtykke er gyldigt afhænger dog af en række gyldighedskriterier. Samtykket skal være frivilligt, specifikt, informeret og en utvetydig tilkendegivelse fra den pågældende person, hvis personoplysninger behandles. Derudover skal samtykket blandt andet være formuleret i en letforståelig og lettilgængelig form og i et enkelt og klart sprog.
Det vil altid være institutionen, der skal påvise, at samtykket er gyldigt og at den enkelte person faktisk har givet samtykke til behandlingen, f.eks. offentliggørelse af billeder.
Hvis institutionen lovligt offentliggør billed- og videomateriale, hvad så?
I tilfældet, hvor institutionen har indhentet gyldigt samtykke til offentliggørelse af portrætbilleder af de tilknyttede børn eller ansatte, f.eks. til brug for upload på Famly (intranet), Facebook, institutionens hjemmeside eller ophængning i institutionen, er behandlingen for denne billedkategori i udgangspunktet lovlig.
Imidlertid skaber dette en praktisk utilsigtet følgevirkning af billed- og videobehandlingen, nemlig at disse data oftest vokser stødt, da institutionen ikke regelmæssigt sletter billeder og video, men i stedet fortsat opbevarer og deler dem med blandt andet de tilknyttede forældre; i hvert fald for den periode, hvor det pågældende forældrepars barn er indmeldt i institutionen.
Dermed kan institutionen opbevare billeder for adskillige år, måske helt tilbage fra det tidspunkt, hvor institutionen fik implementeret Famly eller fik oprettet en Facebookside.
Men hvorfor er det et problem?
Den pågældende danske institution oplevede, at en af forældrene anmodede institutionen om ret til indsigt i samtlige af de personoplysninger, som institutionen behandlede om den pågældendes barn, ligesom forælderen samtidig trak sit samtykke tilbage for barnet. En sådan rettighedsudøvelse over for daginstitutionen medførte en uforholdsmæssig administrativ, juridisk og IT byrde, da institutionen netop havde en stor database med billeder og videoer blandt andet på Famly (intranet), Facebook og Ipads.
Ret til indsigt
En af forældrene kan på vegne af sit barn anmode institutionen om indsigt i de personoplysninger, som institutionen behandler om det pågældende barn. Anmodningen om indsigt behøver ikke at ledsages af en begrundelse, tværtimod. Institutionen kan ej heller afvise at imødekomme en anmodning, da det kræver helt særlige forhold, såsom hensyn til beskyttelse af forretningshemmeligheder eller lignende.
Derfor har forælderen som det klare udgangspunkt ret til at få udleveret samtlige personoplysninger om sit barn. Dette senest indenfor en måned, medmindre besvarelsen er særligt kompliceret. I så fald vil besvarelsen kunne gives rettidigt, hvis forælderen modtager oplysningerne senest tre måneder efter sin henvendelse. Benyttelsen af tillægsfristen kræver dog, at forælderen bliver gjort opmærksom herom og begrundelsen for forlængelsen.
Hvad betyder retten til indsigt praktisk for institutionen?
Ret til indsigt i et indmeldt barns personoplysninger omfatter samtlige personoplysninger om barnet, medmindre indsigtsanmodningen er specificeret i forhold til nogle oplysninger, såsom kun overvågning.
Det betyder, at institutionen som hovedregel skal gennemgå alle fysiske og elektroniske arkiver, der indeholder eller potentielt kan indeholde personoplysninger om det pågældende barn.
Det betyder lavpraktisk en gennemgang af Famly, Ipads, hjemmeside, Facebookside, Outlook kalendere, interne notater, skemaer, e-mails, overvågning, ringbind osv., hvor formålet er at lokalisere samtlige oplysninger om det pågældende barn.
I det konkrete tilfælde havde daginstitutionen 6.000 billeder, som alle skulle gennemgås. Det viste sig herefter, at det pågældende barn var på cirka 1.000 billeder og 335 videoer.
På tidspunktet, hvor alle personoplysninger er fundet, skal de ekstraheres eller kopieres således, at materialet vil kunne udleveres til forælderen. Før materialet udleveres skal alle andre personer end barnet, såsom ansatte, andre børn eller forældre sløres eller slettes, da rettigheden kun omfatter indsigt i egne personoplysninger.
Institutionen skulle af den grund sløre andre personer, der indgik i de cirka 1.000 billeder og 335 videoer, hvor det skal bemærkes at svarfristen i udgangspunktet udgør en måned. Denne proces kræver uforholdsmæssigt meget tid, hvor institutionens ansatte estimeret brugte +200 timer.
Tilbagekaldelse af samtykke
Den pågældende institution blev samtidig meddelt, at forælderen trak alle givne samtykker tilbage for sit barn, hvilket inkluderede det givne samtykke til offentliggørelse af portrætbilleder på Famly, Facebook osv.
Følgevirkningen af tilbagetrækningen af samtykket er, at institutionen ikke længere må offentliggøre billed- og videomaterialet. Tilbagetrækningen berører dog kun portrætbillederne, hvilket efterlader institutionen i en situation, hvor samtlige billeder skal gennemgås med henblik på en vurdering af, hvorvidt det enkelte billede er et stemnings- eller portrætbillede. En ganske omfattende proces, hvor alle portrætbilleder herefter skal fjernes således, at de ikke længere er offentliggjort.
Institutionen kan dog også vælge at anonymisere (sløre eller slette) det pågældende barn fra samtlige billeder og video, hvorefter materialet kan genuploades, eller blot slette det pågældende materiale.
Afsluttende bemærkninger
Institutionernes valg om at have offentliggjort billed- og videomateriale skyldes oftest hensynet til forældrene, nemlig at forældrene i løbet af deres arbejdsdag kan få indsigt i deres barns dagligdag i institutionen, så forældrene kan få indsigt til at snakke med barnet om dets oplevelser i institutionen, f.eks. var det en god udflugt i dag? En indsigt, som forældrene måske ikke havde fået, som følge af travlhed i institutionen på tidspunktet, hvor barnet blev hentet i institutionen.
Institutionens iagttagelse af forældrenes behov udgør en sekundær ydelse til pasningen af barnet, altså en nice-to-have service. Institutions daglige ledelse og bestyrelse bør derfor forholde sig til, hvorvidt denne service fortsat skal eller overhovedet kan udbydes i samme omfang, da udøvelsen af en ret til indsigt eller tilbagetrækning af et givet samtykke kan afstedkomme en massiv arbejdsbyrde for institutionen.
I den henseende kan institutionen vælge ikke længere at offentliggøre billed- og videomateriale af hensyn til egen beskyttelse, således hele databasen slettes og der ikke for fremtidig sker offentliggørelse af sådant materiale. Heroverfor kan institutionen fortsætte offentliggørelse og opbevaring af billed- og videomateriale ufortrødent, selvom risikoen for en udøvelsen af retten til indsigt eller tilbagetrækningen af et samtykke.
Den pågældende institution valgte en mellemvej. Nemlig fortsat offentliggørelse af billeder på Famly, hvor disse automatisk blev slettet efter et bestemt tidsrum (slettet efter 14 eller 30 dage). Dermed tilgodeså institutionens forældrenes behov for indsigt i institutionens hverdag samtidig med at institutionen blev beskyttet over for fremtidige anmodninger om udøvelse af ret til indsigt eller tilbagetrækning af et givent samtykke. Offentliggørelse af videoer blev standset, da institutionen fortsat ikke har fundet et videoredigeringsværktøj, der hurtigt og nemt kan sløre andre personer, der indgår i videoen.
Har du spørgsmål eller brug for rådgivning vedrørende brug af billed- og videomateriale, er du altid velkommen til at kontakte os.